データ入稿の注意点【Microsoft Office】

Microsoft Officeとは

Microsoft OfficeとはMicrosoft（マイクロソフト）というアメリカの会社が開発したビジネス用アプリケーションソフトのことです。 「Word／ワード（ワープロ）」、「Excel／エクセル（表計算）」、「PowerPoint／パワーポイント（プレゼンテーション）」など、ビジネス分野で利用頻度の高いソフトウェアです。 同じソフト名でもWindows版とMac版で仕様が異なるため、ちがうOS（オペレーティングシステム）で開くと、文字化け・レイアウト崩れ・ファイル破損などが発生する恐れがあります。 また、基本的にはデザインや印刷は主たる用途ではないため、Officeソフト形式での印刷データ入稿は様々な注意が必要になります。 とくに画像やイラストの色味については、Officeソフト上ではRGBカラーで表現されているため、印刷データ（CMYKカラー）に変換する際に大きく色差がでてしまう場合があります。

おすすめの入稿形式と注意点

１．PDF形式
PDFに書き出しを行うことで、画像・フォントの情報を保持した状態でファイルを作成することができます。 また、ファイルも軽量にできるため、WEB上にアップロードする際などもスピーディーに行うことができます。 ただし、書き出し時の設定を誤ると、開いたときに各設定（ページレイアウト・塗り足し・解像度など）が意図しないものになってしまう恐れがあります。 PDFに書き出しを行う場合は、書き出しを行う際の設定に注意が必要です。 また、書き出したPDFファイルが想定した仕上がりになっているか、入稿前の最終確認を念入りに行うことをおすすめします。 とくにOfficeソフトの場合、PDFに書き出した際に画像・図形やテキスト位置がずれることが多いため、画像とテキスト配置にもご注意ください。

２．Officeソフト形式（word／Excel／Powerpointなど）
PDFへの書き出し方法や設定に不安がある場合は、Officeソフト形式のままでの入稿をおすすめします。 ただし、基本的には印刷データ作成時にはPDFに書き出しますので、工程としては上記と同様になります。 利点としては、入稿後のデータ修正（位置ずれ・文字切れなど）を印刷会社側で行うことができるので、 入稿後の微修正をおまかせで行ってもかまわないというお客様であれば、こちらの形式での入稿もよいかと思います。 また、Officeソフトの場合、それぞれのソフトのバージョンによっても表示が変わってしまうことがありますので、 入稿の際には必ず使用しているバージョンも明示するようにしてください。